Datenschutz­erklärung für Schiffer-Berufskolleg

1. Verantwortung für die Datenverarbeitung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung in LOGINEO NRW für Schulen ist die einzelne Schule vertreten durch die Schulleiterin / den Schulleiter.
Zuständige Aufsichtsbehörde ist

Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Tel.: 0211/38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

 

2. Zwecke der Datenverarbeitung

LOGINEO NRW ist ein modulares System, welches verschiedene Verarbeitungstätigkeiten ermöglicht. Je nach Verarbeitungstätigkeit bzw. Modul werden unterschiedliche Verarbeitungszwecke verfolgt.

Verarbeitungstätigkeit Modul(e) Verarbeitungszweck
Bereitstellung des webbasierten Frontends des Systems Startseite / webbasiertes Frontend Sicherstellen eines störungsfreien Betriebs des webbasierten Frontends
Einspielen von Stammdaten in die Benutzerverwaltung Benutzerverwaltung Erfüllung des Bildungs- und Erziehungsauftrages der Schule
Verarbeitung von Daten im Rahmen einer Aufgabenerfüllung Dateiablage
Groupware (E-Mail, Kalender, Adressbuch)		 Erfüllung des Bildungs- und Erziehungsauftrages der Schule
Aktivierung und Nutzung des Benutzerkontos Dateiablage
Groupware (E-Mail, Kalender, Adressbuch)		 Ablegen von Dokumenten aus pädagogischem sowie schulverwalterischem Kontext
elektronische Kommunikation

Bei der Nutzung und Bereitstellung von LOGINEO NRW werden zur Gewährleistung des ordnungsgemäßen Betriebs und der Verfügbarkeit der Systeme sowie zur Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse im Rechenzentrum Betriebsdaten (Log-Files) erhoben und verarbeitet sowie im verwendeten Browser Cookies gesetzt, die das Nutzererlebnis verbessern sollen.
3. Umfang und Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung
Je nach Verarbeitungszweck und Kategorie betroffener Personen liegen für die Datenverarbeitung in LOGINEO NRW unterschiedliche Rechtsgrundlagen vor.

Verarbeitungstätigkeit Kategorien betroffener Personen Verarbeitete Daten Rechtsgrundlage
Bereitstellung des webbasierten Frontends Besucher*innen des webbasierten Frontends (öffentlich zugänglich)

Server-Logfiles mit:

·     Browsertyp und Browserversion

·     verwendetes Betriebssystem

·     Referrer URL (Adresse der Seite, von der aus verwiesen wurde)

·     IP-Adresse

·     Hostname des zugreifenden Rechners

·     Internet-Service-Provider

·     Zeitpunkt der Serveranfrage

·     übertragene Datenmenge

Cookies (Name, Zweck, Speicherdauer):

Startseite:

·     JSESSIONID, Session-ID der Webanwendung, bis Browser geschlossen wird

Navigationsleiste:

·     kmPos, y-Position Navigation (zur Speicherung/Wiederherstellung Navigationsposition pro Anwendung, wird nach 24h gelöscht

·     shib_idp_session, IDP-Session-Informationen (globale SSO-Anmeldung), bis Browser geschlossen wird

·     _shib_session, SP-Session (Session-Information für Navigation), bis Browser geschlossen wird

·     captcha, wird vom Captcha im Kontaktformular benötigt, bis Browser geschlossen wird

Edusharing:

·     JSESSIONID, Session-ID der Webanwendung, bis Browser geschlossen wird

Netzwerk/Support

·     MoodleSession, Session-ID der Webanwendung, bis Browser geschlossen wird

 Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit § 3 Abs. 1 DSG NRW
Einspielen von Stammdaten in die Benutzerverwaltung Schulpersonal
Schüler*innen

Stammdaten:

·     Familienname

·     Vorname(n)

·     Namenskürzel (Lehrkräfte)

·     eindeutige Identifikationsnummer (Lehrkräfte)

·     schulintern eindeutige Identifikationsnummer (Schülerinnen und Schüler)

·     dienstliche/schulische E-Mail-Adresse (inaktiv)

·     primäre Rolle eines Nutzers/einer Nutzerin (z. B. Schüler, Lehrer, …)

·     Zugehörigkeit zu einer Gruppe (z. B. Klasse, Kurs, Fachschaft, AG, …)

 Art. 6 Abs. 1 lit e.) DSGVO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 lit b) DSGVO (SchulG NRW, VO-DV I, VO-DV II)
Funktionsträger*innen,
Externe

Stammdaten:

·     Familienname

·     Vorname(n)

·     schulintern eindeutige Identifikationsnummer

·     dienstliche/schulische EMail-Adresse (inaktiv)

·     primäre Rolle eines Nutzers/einer Nutzerin (z. B. Sekretariat, Extern, …)

·     Zugehörigkeit zu einer Gruppe (z. B. Klasse, Kurs, Fachschaft, AG, …)

 Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e), Abs. 3 b) EU-DSGVO in Verbindung mit § 3 Abs. 1 DSG NRW
Verarbeitung von Daten im Rahmen einer Aufgabenerfüllung Schüler*innen, Eltern

·     Individual- und Organisationsdaten, Leistungsdaten, schulform- und schulstufenspezifische Zusatzdaten gemäß Anlage 1 VO-DV I

·     Obligatorische Dokumentation gemäß Anlage 2 I. VO-DV I

·     weitere Informationssammlungen gemäß Anlage 2 II. VO-DV I

 Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 lit. b) DSGVO (SchulG NRW, VO-DV I)
Lehrkräfte

·     Datenbestand der Schule gemäß Anlage 1 VO-DV II

·     Akten der Schulleitung gemäß Anlage 2 VO-DV II

 Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 lit. b) DSGVO (SchulG, VO-DV II)
Funktionsträger*innen,
Externe		 ·     Informationen zur Erreichbarkeit Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e), Abs. 3 b) EU-DSGVO in Verbindung mit § 3 Abs. 1 DSG NRW
authentifizierte Nutzer*innen

Nutzungsdaten:

·     freiwillig bereitgestellte Dokumente, Dateien und Daten

 Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung)
Aktivierung und Nutzung des Benutzerkontos authentifizierte Nutzer*innen ·     Stammdaten der Nutzerinnen und Nutzer Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 lit. b) DSGVO (SchulG NRW, VO-DV I, VO-DV II)

Nutzungsdaten:

·     freiwillig in die Dateiablagen abgelegte Dokumente und Dateien z. B. aus pädagogischem Kontext

·     Kommunikations-inhalte

 Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung)

Cookies (Name, Zweck, Speicherdauer):

·     _shib_session, SP-Session (Session-Information für jeweilige Anwendung), bis Browser geschlossen wird

Log-Files:

·     Systems-Logs (z. B. access.log, error.log) zur Gewährleistung des ordnungsgemäßen Betriebs und der Verfügbarkeit der Systeme

·     Fachanwendungs-Logs (z. B. server.log) zur Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse

·     Metadaten an Dokumenten und Dateien (z. B. „Eigentümer“)

·     äußere Umstände elektronischer Kommunikation (Zeitpunkt, Sender, Empfänger, übertragene Datenmenge, …)

 Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit § 3 Abs. 1 DSG NRW

Die Verarbeitung auf den Servern des technischen Dienstleisters geschieht auf Weisung des Verantwortlichen gemäß Art. 28 DSGVO (Datenverarbeitung im Auftrag). Technischer Dienstleister und Auftragsverarbeiter ist:

Kommunales Rechenzentrum Niederrhein (KRZN)
Friedrich-Heinrich-Allee 130
47475 Kamp-Lintfort
Telefon: +49 2842 90 70-0
Fax: +49 2842 92732-0
E-Mail: info@krzn.de
Internet: www.krzn.de

4. Empfängerkategorien und Datenweitergabe

Daten mit Personenbezug werden ausschließlich durch

  • Nutzer*innen von LOGINEO NRW
  • in Ihre Rechte und Pflichten eingewiesene Administrator*innen des technischen Dienstleisters
  • Mitarbeiter*innen der Medienberatung NRW sowie des technischen Dienstleisters im Rahmen des Supports

verarbeitet. Dabei wird durch ein auf der Rechtmäßigkeit der Verarbeitungen beruhendes Rechte- und Rollenkonzept sowie durch organisatorische Maßnahmen sichergestellt, dass Daten und Dokumente nur durch diejenigen Personen verarbeitet werden können, deren Aufgabenerfüllung die Verarbeitung erfordert. Eine Datenübermittlung erfolgt allein an berechtigte Dritte auf Basis gültiger Rechtsbestimmungen oder wenn die einzelne Nutzerin oder der einzelne Nutzer der Übermittlung ausdrücklich zugestimmt hat. Zum Zwecke der Strafverfolgung, zur Gefahrenabwehr durch Polizeibehörden oder zur Erfüllung gesetzlicher Auflagen des Staatsschutzes kann ggf. eine Verpflichtung zur Auskunftserteilung vorliegen, welcher der Verantwortliche im Einzelfall nachzukommen hat.

5. Speicherdauer

5.1 Benutzerkonten

Für die Aufbewahrungsfristen der Stammdaten in der Benutzerverwaltung gilt für

  • Schüler*innen und Eltern gem. §9 VO DV I: max. 5 Jahre
  • Lehrer*innen gem. §9 VO DV II: max. 5 Jahre

Die Aufbewahrungsfristen beginnen, sofern nichts anderes bestimmt ist, mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die personenbezogenen Daten zur Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich sind. Benutzerkonten von Funktionsträger*innen und Externen werden gelöscht, wenn das Erfordernis für die Verarbeitung der Stammdaten entfallen ist.

5.2 Inhalte der Dateiablagen sowie der Groupware (E-Mail, Kalender, Adressbuch) Lehrkräfte, Schüler*innen, Eltern

Für die Aufbewahrungsfristen von Daten und Dokumenten, die im Rahmen der Erfüllung des Bildungsauftrags der Schule gem. Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 lit. b) DSGVO (SchulG NRW, VO-DV I, VO-DV II) verarbeitet werden (Verwaltungsdaten) gilt

  • für die Daten von Schüler*innen, Eltern gem. § 9 VO-DV I
    • 10 Jahre für Daten und Dokumente aus schulverwalterischem Kontext, z. B. Zeugnislisten, Unterlagen über die Klassenführung etc.
    • 5 Jahre für alle sonstigen Daten
  • für die Daten von Lehrkräften gem. § 9 VO-DV II
    • 5 Jahre

Die Aufbewahrungsfristen beginnen, sofern nichts anderes bestimmt ist, mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die personenbezogenen Daten zur Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich sind.

Für alle Nutzer*innen gilt

In den Dateiablagen abgelegte Dokumente und Dateien, Inhalte des eigenen E-Mail-Postfachs sowie selbst angelegte Kalender und Adressbücher können von den Nutzer*innen jederzeit eigenständig gelöscht werden.
Bei Widerruf der Einwilligung in die Verarbeitung der Nutzungsdaten sowie bei Widerruf der Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen werden die Konten der Betroffenen in den Zustand zum Zeitpunkt des Anlegens des Benutzerkontos zurückgesetzt. Mit der Rücksetzung werden alle von der jeweiligen Nutzerin bzw. vom jeweiligen Nutzer in den „Eigene Dateien“ der Dateiablagen abgelegte Dokumente, das dienstliche bzw. schulische E-Mail-Postfach sowie alle in der Groupware von der Nutzerin bzw. dem Nutzer angelegten Kalender und Adressbücher gelöscht.
Freiwillig bereitgestellte Daten und Dokumente werden spätestens gelöscht, wenn die Fristen für die Verarbeitung der Stammdaten abgelaufen ist und damit die Benutzerkonten gelöscht werden.

5.3 Betriebsdaten

Logfiles

System-Logfiles werden nach einer Aufbewahrungsfrist von 7 Tagen, Fachanwendungs-Logfiles nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

Cookies

Durch entsprechende Einstellungen in dem für die Nutzung des Angebotes eingesetzten Internetbrowsers können die Speicherung und Übermittlung der mit der Verarbeitung von Cookies einhergehenden Daten verhindern und bereits abgelegte Cookies gelöscht werden. Dies kann jedoch zur Folge haben, dass nicht sämtliche Funktionen des Angebots vollumfänglich genutzt werden können.

6. Rechte Betroffener

Betroffene haben jederzeit das Recht

  • Art. 15 DSGVO auf Auskunft über sie angehende Daten
  • Art. 16 DSGVO auf Berichtigung unrichtiger sie angehende Daten
  • Art. 17 DSGVO auf Löschung sie angehende Daten, wenn diese nicht mehr erforderlich sind, sie rechtswidrig verarbeitet werden oder die Einwilligung in die Verarbeitung widerrufen wurde
  • Art. 18 DSGVO auf Einschränkung der Verarbeitung, um z. B. weitere Rechte geltend zu machen
  • Art. 20 DSGVO auf Datenübertragbarkeit, um die sie angehende Daten ggf. anderen Verfahren zur Verfügung zu stellen
  • Art. 21 DSGVO auf Widerspruch, um in einer besonderen Situation der weiteren Verarbeitung der sie angehenden Daten zu widersprechen

Die Anerkennung der Nutzungsbedingungen wie auch die Einwilligung in die Verarbeitung von freiwillig bereitgestellten Daten und Dokumenten kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Betroffene wenden sich für einen Widerruf an den Verantwortlichen oder an den schulischen Administrator von LOGINEO NRW.
Das Benutzerkonto des betreffenden Nutzers bzw. der betreffenden Nutzerin wird bei Widerruf unverzüglich zurückgesetzt. Mit der Rücksetzung werden alle von der jeweiligen Nutzerin bzw. vom jeweiligen Nutzer in den „Eigene Dateien“ der Dateiablagen abgelegte Dokumente und Dateien, das dienstliche bzw. schulische E-Mail-Postfach sowie alle in der Groupware von der Nutzerin bzw. dem Nutzer angelegten Kalender und Adressbücher gelöscht. Auch bei einem Widerruf können diejenigen Daten weiterhin verarbeitet werden, deren Verarbeitung eine Rechtsgrundlage erlaubt. Welche Rechtsgrundlage dies ist und um welche Daten es sich handelt findet sich im Abschnitt „Umfang und Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung“ dieser Datenschutzerklärung.
Betroffene wenden sich zur Wahrung ihrer Rechte an den Verantwortlichen, an den schulischen Administrator von LOGINEO NRW oder an die für die Schule zuständigen behördlichen Datenschutzbeauftragten.
Sollten Betroffene annehmen, dass ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden, können sie sich auch an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden.

Stand: 19.05.2025

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